第一章? 總? 則
? ? 為進一步加強學生檔案管理，實現檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學化，提高檔案管理水平，維護檔案的真實性、嚴肅性，完善學校學生檔案管理服務體系，有效地建立、保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學生管理中的作用，保障學生正當權益。依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及相關法律法規(guī)，結合學校實際，制定本辦法。
學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生個人學習經歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經濟狀況等方面的個人檔案材料。學生檔案是學?？疾臁⑴囵B(yǎng)、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。
? ? 學生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務的一項常規(guī)性基礎工作。本辦法適用于我校各專業(yè)層次在籍大學生。
第二章? 檔案管理機構、原則及其職責
? ? 全體在校大學生檔案由學生處檔案管理中心負責集中管理。學生檔案管理堅持真實性、完整性、安全性、規(guī)范性原則，實行歸口負責和集中管理相結合。
? ? 一、學生處對學生檔案管理的職責：
? ? （一）接收、核對和整理學生檔案材料；
? ? （二）辦理學生檔案的查閱、借閱；
? ? （三）辦理學生檔案的轉遞，向有關部門提供學生檔案情況；
? ? （四）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；
? ? （五）制定和完善學生檔案管理規(guī)章制度，做好學生檔案分析統(tǒng)計工作；
? ? （六）辦理其它有關學生檔案事項。
? ? 二、各系及相關職能部門的職責：
? ? （一）各系要及時向學生處提交新生檔案，以便對學生檔案進行接收、核對、編號和保存；
? ? （二）各系及相關職能部門需按照要求做好學生在校期間檔案材料的收集、歸檔、整理和移交工作。
? ? （三）學生處負責畢業(yè)生檔案管理及轉遞工作。
第三章檔案的保管與保護
? ? 根據安全保密、便于查找的原則，對于學生檔案應嚴密、科學地保管，嚴防檔案的毀損、失散和泄密。
? ? 一、做好檔案室防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作。
? ? （一）學生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設施。定期檢查上述安全設施。
? ? （二）保持檔案室的清潔和保持室內適宜的溫度、濕度。
? ? 二、學生檔案管理實行登記、審批、統(tǒng)計和定期核對制度。
? ? （一）學生檔案接收、查閱、存檔、轉遞嚴格實行登記審批。
? ? （二）學生處對學生檔案進行詳細統(tǒng)計分析工作。
? ? （三）每學年新生入學一個月后對檔案進行詳細核對，及時發(fā)現并解決存在的問題。
第四章? 歸檔材料范圍及要求
? ? 一、歸檔材料分類及內容
? ? （一）招生材料：包括高中學籍材料，如高中畢業(yè)生登記表、學年鑒定表、高考報名登記表、高考體檢表等；
? ? （二）入學材料：學生登記表；
? ? （三）學習材料：教務處提供的主修、選修、輔修等各科類成績單；
? ? （四）學籍材料：相關部門提供的休學、退學、轉學、轉專業(yè)、出國、死亡等材料證明；
? ? （五）畢業(yè)材料：各系和相關職能部門提供的實習鑒定表、學年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學生體檢表、學位證明、畢業(yè)生就業(yè)報到證等各類材料；
? ? （六）獎勵材料：各系和相關職能部門提供的學生在校學習期間獲得的校級以上表彰獎勵活動中形成的各種材料（三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干部、優(yōu)秀畢業(yè)生、專項獎學金等評審證明材料見《獎勵審批表》）；
? ? （七）處分材料：學生管理部門提供的學生在校期間違反校規(guī)、校紀，觸犯國家法律等形成的各類處分材料；
? ? （八）貸款材料：國家助學貸款材料；
? ??（九）組織材料：學生在校期間的黨團材料；
? ? （十）更正材料：相關部門提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料，個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級批復等材料；
? ? （十一）可供組織參考的其他材料。
? ? 二、檔案材料的歸檔要求
? ? （一）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實；文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。
? ? （二）歸檔的材料，凡規(guī)定由部門審查蓋章的，必須由相關部門加蓋公章。?
? ? （三）檔案材料須用紙張為十六開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，填寫時只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫。
? ? （四）歸檔材料應是原件，特殊情況存入復印件的，應在復印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。
? ? （五）歸檔材料必須注明學生姓名及學號，并按照學號的順序先后排放。
? ? （六）學生處對不符合歸檔要求的學生檔案材料，有責任和權力對歸檔單位提出要求，予以改正后再歸檔。
? ? （七）歸檔材料范圍以外的其他材料，需經學生處審批后方可歸檔。
第五章? 檔案材料移交時間和檔案材料的歸檔時間
? ? 一、入學新生檔案均由各系在開學后一個月內收集齊全，按學號形成《新生檔案移交清單》（一式兩份），按要求向學生處提交登記存檔。
? ? 二、畢業(yè)生檔案的歸檔應在學生畢業(yè)離校前一個月完成。各職能部門需提前將裝檔所需材料返給學生所在系，由各系負責將學生大學期間的歸檔材料匯總，與新生入學檔案共同裝檔、密封、加蓋本部門公章后送達學生處，由學生處按照規(guī)定時間進行郵寄和轉遞。
第六章? 檔案的借閱
? ? 查閱和借用檔案，應遵守的規(guī)定和原則：
? ? 一、各院系只能查閱本院系的學生檔案。查閱學生檔案應出具介紹信，由部門負責人簽字，并加蓋所在單位公章，經學生處審批同意方可查閱。外單位人員（用人單位因特殊情況）需要查閱學生檔案的，須持本單位介紹信、有關身份證明，經主管校領導簽字同意方可查閱。在查閱學生檔案時，檔案管理員必須在場。
? ? 二、查閱檔案的單位或個人不得擅自拍攝復制檔案的內容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經主管校領導批準，方可復制拍攝。
? ? 三、學生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時，須說明理由，經主管校領導批準，并嚴格履行借出手續(xù)。借出時，雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認。借出時間一般不得超過7天（含休息日）；借出檔案，不得擅自轉借他人。
? ? 四、查借閱學生檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。
? ? 五、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
? ? 六、依據檔案材料中所記載事實，向有關部門出具證明時，不得出具有評論性意見的文字。
? ? 七、所有檔案的查閱和借用必須進行詳細的登記記錄，嚴格審核查閱者、借用者的資質及審批手續(xù)。
第七章? 檔案的轉遞
? ? 一、學生畢業(yè)（結業(yè)、肄業(yè)）、轉學、退學、出國或死亡等學籍變動發(fā)生后，應當及時辦理檔案轉遞手續(xù)。
? ? 二、學生檔案在校外轉遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經嚴格密封后通過郵局寄送、轉遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。
? ? 三、轉到其他學校學習的學生，相關系應當在接到學生轉學通知后及時開具證明，在學生處辦理學生檔案轉遞，填寫《檔案轉遞單》，按規(guī)定寄發(fā)或送交。
? ? 四、由其他學校轉入我校的學生，相關系在收到學生檔案后要認真檢查驗收，經核對無誤后及時將回執(zhí)寄回原學校，并持相關證明將檔案送交學生處存檔。
? ? 五、畢業(yè)生檔案的轉遞工作，由學生處按有關規(guī)定組織實施。
? ? 六、申請自費出國或主動申請退學的學生，其檔案由學校征求學生本人意見后，按規(guī)定寄送至有關單位代管。
? ? 七、受退學、開除學籍處分的學生，其檔案由學校寄送至學生家庭所在地人事部門管理。
? ? 八、當年未報到入學的本科生新生，其檔案由學校轉回生源所在地招生部門。
? ? 九、因故失蹤、死亡的學生、或因學生出國等其他原因導致檔案無法轉遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉寄回學生生源所在地。
第八章? 法律責任
? ? 檔案管理員不準向無關人員談論有關學生檔案內容，嚴禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料徇私舞弊等違反《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等相關規(guī)定的，視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理直至追究相應法律責任。
第九章? 附? 則
? ? 一、本辦法與政府法律、法規(guī)、部門規(guī)章相抵觸的，以政府法律、法規(guī)、部門規(guī)章為準?，F行法律、法規(guī)及政策未明確規(guī)定且本辦法未盡事項，以主管校領導批復為準。
? ? 二、本辦法的解釋權歸學生處所有。
? ? 三、本辦法自公布之日起實施。
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